Mittlerweile ist es zum Standard geworden: Wir treffen uns online, um gemeinsam zu tüfteln, zu entscheiden, zu planen, zu steuern, zu lernen. Zu zweit, zu zwanzig, mit tausendenden: Online-Meetings, Online-Konferenzen, Online-Besprechungen, Webinare, Online-Coaching haben Hochkonjunktur. Alle, mit denen ich spreche berichten einhellig: „Es ist anstrengend!“. Dabei sitzen wir doch gemütlich im Homeoffice und schlürfen unseren Tee. Wir müssen uns nicht mehr jeden Tag durch Staus quälen, um an unseren Arbeitsort zu kommen und können uns doch praktisch 24/7 erreichen. Jede Kundin, jeder Kollege mit denen ich in den vergangenen Wochen sprach, wunderte sich wie „platt“ sie am Ende eines Tages voll von Videocalls waren. „Ich liege um 22:00 im Bett“ berichten sogar eingefleischte Nachteulen.
Ich selbst habe viele Erfahrungen machen könne mit Videokonferenzen und Coachings. Sie bieten diverse Vorteile – wenn z.B. Coachees aus anderen Städten ohne Anreise mit mir ins Gespräch kommen können. Zugleich merke auch ich, dass es Disziplin und Gelassenheit gleichermaßen braucht, um bei dem hohen Maß an virtueller Kommunikation weiterhin gesund und munter zu bleiben. Ich könnte nun ca. 3.000 Tipps geben, worauf ihr achten könntet… Fünf, an von denen ich überzeugt bin, dass sie enorm helfen gebe ich euch an die Hand:
1. Für jedes Online Meeting sollte klar sein, was das Ziel ist
Im Change-Management sagen wir immer: „denkt von der Wirkung her!“. Also wollt ihr beispielsweise informieren, wollt ihr die Leute beruhigen oder zur Mitwirkung begeistern? Je klarer das ist, desto besser könnt ihr die Inhalte und den Verlauf des Online Meetings darauf aufbauen. Ein Beispiel: Ich habe für den VDI eine Online-Veranstaltung zum Thema „Online-Veranstaltungen erfolgreich organisieren und moderieren“ durchgeführt. Unser Ziel war: Hürden und Vorbehalte abbauen, Inspiration und hilfreiche Handreichungen geben und für die Online-Formate begeistern. Dazu haben wir ganz praktische Erfahrungen, Tipps und Handwerkszeug vermittelt. Die Veranstaltung war so aufgebaut, dass die Teilnehmenden erleben konnten, wie Netzwerken und Interaktion auch online funktioniert. 2 Tage später bekam ich eine Anfrage, ob Teile unserer Folien verwendet werden dürfen. Ja! Klar! „Inspiration und Hilfreiche Handreichungen geben“ hat schon mal funktioniert!
2. Input und Interaktion im Wechsel
Schon bei der Vorbereitung eines Online Meetings solltet ihr Möglichkeiten mit eindenken, um miteinander in Interaktion zu gehen, also Gespräche zu ermöglichen. Es ist ja mal ganz schön, einen spannenden TedTalk zu hören, aber ehrlich gesagt sind die wenigsten Online-Veranstaltungen und Meetings so spannend, dass man sich stundenlange Monologe anhören möchte. Denn das zieht Energie, und ein Gefühl von „Disconnection“ wird übermächtig. Deshalb überlegt euch, wie ihr die Teilnehmenden zur Interaktion herausfordern könnt, beispielsweise durch eine Umfrage mit anschließender Diskussion über das Ergebnis oder den begleitenden Chat. Wir halten es beispielsweise bei vielen Teilnehmenden so, dass wir im Chat die Fragen eine Weile sammeln. An einigen Zwischenstopps gehen wir dann gebündelt darauf ein und können auch gezielt Rückfragen stellen und in den Live-Austausch gehen. Und wer jetzt sagt „Bei unseren Teammeetings bin ich als Chef*in die/ der Alleinunterhalter*in“ dem sage ich: es ist an Dir, das zu ändern!
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3. Check-In und Check-Out sind Gold wert
Wollt ihr in einer guten Atmosphäre eine Veranstaltung durchführen und ein Klima schaffen, in dem die Teilnehmenden in Austausch gehen, vielleicht sogar kreativ werden, solltet ihr einen Check-In machen: das kann beispielsweise eine Verortung zur aktuellen Stimmung sein oder wie sie zu dem Thema stehen oder sogar eine gemeinsame Schweigeminute. Gerade bei unbekannten Teilnehmenden ist auch eine kurze Breakout-Session hilfreich, bei der man sich in kleiner Runde „beschnuppern“ kann. Ich habe selbst schon oft gemerkt, wie das beim mir Berührungsängste abbaut oder mich wirklich in der Veranstaltung ankommen lässt. Eine visuelle unterstützung kann dabei hilfreich sein:
Und wenn ihr am Ende angelangt seid, vergesst nicht, Feedback einzuholen. Da uns im virtuellen Raum einige Eindrücke nur teilweise, manche ganz „abgeschnitten“ sind, könnte es sein, dass dein Selbstbild und das Fremdbild weit auseinanderklaffen. Während Du selbst denkst „naja, war nicht so doll“, kann die Resonanz bei den Teilnehmenden ganz anders aussehen. Ich weiß selbst, dass ich bei einem meiner ersten Online Meetings mit ca. 60 Personen kein Gefühl dafür hatte, wie unser Angebot mit den Erwartungen der Teilnehmenden „matchte“. Mit Herzklopfen blendete ich eine Feedback-Folie ein. Ich war dann erleichtert einen Anhaltspunkt zu haben, wie es angekommen ist. Feedback ist immer eine Möglichkeit, sich selbst und ein Veranstaltungsformat weiterzuentwickeln. Egal, ob es um eine regelmäßige Teamsitzung oder eine Aufsichtsratssitzung handelt. Vertut euch das nicht, wir befinden uns alle auf einem großen Lernfeld!
4. Visualisieren, visualisieren, visualisieren
Schon in Präsenzveranstaltungen verflüchtigt sich so mancher wertvolle Beitrag, wenn er nicht niedergeschrieben wird. Im virtuellen Raum geht das noch schneller und es droht die Gefahr, sich im Kreis zu drehen. Nutzt die Möglichkeiten des Screen Sharing oder von gemeinsamen Whiteboards oder den Chat etc. Selbst ein einfaches Word-Dokument, in dem ein Teilnehmender die Gedanken mitskizziert kann dazu beitragen, dass sich nicht alles verflüchtigt und ihr zu Ergebnissen kommt. Alles was skizziert oder aufgeschrieben wird, kann üblicher Weise auch gespeichert und damit weiter verwertet werden. Und wenn ihr eine Message zu vermitteln habt, machen vielleicht auch in einer Teamsitzung 2-3 geteilte PowerPoint-Folien Sinn, um sich daran abzuarbeiten.
5. Virtuelle Veranstaltungen brauchen Pausen
Last but not least. Pausen sind unerlässlich und tragen dazu bei, dass ihr bei Sinnen und Gelassenheit bleibt! Während ihr im „analogen“ Alltag wenigstens mal von einem Konferenzraum zum anderen laufen könnt, fällt das zumindest im Homeoffice-Alltag weg. Bewegung trägt allerdings dazu bei, Stress abzubauen! Pausen abseits vom PC braucht es, um die Augen und den gesamten Körper zu entspannen. Gebt euch Zeit, euch im wahrsten Sinne des Wortes aufzurichten, euch zu strecken, durchzuatmen und in die Ferne zu schauen. Das entspannt Körper und Geist. Ganz konkret heißt das: Zwischen Online-Veranstaltungen (und kommen sie noch so spannend daher) plant eine Pause von mindestens 10 Minuten ein. Traut euch, Blocker in den Terminkalender zu setzten, an denen ihr andere Arbeit macht oder einfach nicht zu erreichen seid. Es kommt doch auf’s Ergebnis eurer Arbeit an, nicht darauf ob ihr 24/7 online wart!
P.S.: Auch informelle Treffen können eine wunderbare Form sein, um Verbundenheit zu schaffen oder zu halten: Eine freiwillige regelmäßige Coffee-Corner (also gemeinsame Kaffeetrinken „in der Küche“), ein gemeinsames Mittagessen oder der Feierabend-Drink sind möglich. Das einzige Ziel ist dann, die Verbindungen zu pflegen. Eine Dramaturgie ist dann nicht nötig, es braucht nur jemanden, der regelmäßig als Host da ist. Und… es ist erstaunlich, wie wohltuend dieses „chitchat“ in Zeiten von Homeoffice ist!
Viel Spaß bei Euren Online-Formaten!