Mittlerweile ist es ganz normal geworden: Wir treffen uns online, um gemeinsam zu tüfteln, zu entscheiden, zu planen, zu steuern und zu lernen. Ob zu zweit, zu zwanzigst oder in einer Konferenz mit Hunderten – Online-Meetings, Webinare und Coachings gehören zum Alltag. Und doch höre ich von fast allen: „Es ist anstrengend!“
Dabei sitzt du vielleicht ganz bequem im Homeoffice, sparst dir die stressige Fahrt ins Büro und könntest dich jederzeit austauschen. Warum fühlst du dich nach einem Tag voller Videocalls trotzdem oft so ausgelaugt? Auch ich kenne das Gefühl – aber ich weiß auch, wie viele Chancen Online-Formate bieten. Mit ein bisschen Struktur und den richtigen Kniffen kannst du Online-Meetings nicht nur effizienter, sondern auch angenehmer gestalten.
Hier sind fünf Tipps, die dir dabei helfen, deine virtuellen Meetings souverän und gelassen zu meistern.
1. Klare Ziele: Was willst du in deinen Online-Meetings erreichen?
Im Change Management sagen wir: „Denkt von der gewünschten Wirkung her!“ Überlege dir also vor jedem Online-Meeting: Was soll am Ende dabei herauskommen? Willst du informieren, Entscheidungen herbeiführen oder dein Team für ein neues Projekt begeistern?
Ein Beispiel aus meiner Praxis: Für den VDI habe ich eine Veranstaltung zum Thema „Online-Veranstaltungen erfolgreich organisieren und moderieren“ geleitet. Unser Ziel war, Hürden abzubauen, Inspiration zu bieten und für Online-Formate zu begeistern. Die Veranstaltung war so gestaltet, dass die Teilnehmenden erleben konnten, wie Interaktion und Netzwerken auch online funktionieren. Zwei Tage später bekam ich eine Anfrage, unsere Materialien zu nutzen – ein klares Zeichen, dass unser Ziel erreicht wurde.
2. Input und Interaktion: Online-Meetings lebendig gestalten
Es ist ja mal ganz schön, einen spannenden TedTalk zu hören – aber ehrlich gesagt sind die wenigsten Meetings so fesselnd, dass stundenlange Monologe begeistern. Deshalb: Plane von Anfang an Interaktionen ein!
Ich nutze zum Beispiel gerne Umfragen, deren Ergebnisse wir direkt diskutieren können. Manche Videokonferenz-Tools, wie Zoom haben die Funktion bereits integriert. Bei größeren Gruppen hat es sich bewährt, Fragen im Chat zu sammeln und diese an bestimmten Punkten im Meeting gebündelt zu beantworten. Das schafft Struktur und fördert den Austausch. Besonders in Teammeetings solltest du darauf achten, dass nicht nur eine Person spricht. Ein offener Dialog hält die Energie im Raum – selbst, wenn dieser nur virtuell ist.
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3. Check-in und Check-out: Den Rahmen bewusst setzen
Ein gelungener Einstieg macht den Unterschied. Beginne mit einem kurzen Check-in: einer Stimmungsrunde, einer Frage nach dem Highlight der Woche oder einer Schweigeminute, um gemeinsam anzukommen. Besonders bei Teilnehmenden, die sich noch nicht kennen, schaffen kleine Breakout-Sessions eine lockere Atmosphäre.
Auch der Abschluss ist wichtig: Frage nach Feedback oder sammle die wichtigsten Erkenntnisse des Meetings. Ich erinnere mich noch gut an eines meiner ersten großen Online-Meetings mit über 60 Teilnehmenden. Ich war unsicher, wie es bei den Teilnehmenden ankam. Erst das Feedback am Schluss zeigte mir: Wir waren auf dem richtigen Weg.
4. Visualisieren: Ergebnisse greifbar machen
Im virtuellen Raum geht vieles schnell verloren, wenn es nicht festgehalten wird. Nutze Tools wie geteilte Bildschirme, Whiteboards oder sogar ein simples Word-Dokument, um Gedanken sichtbar zu machen.
Ich habe erlebt, wie ein gemeinsam genutztes Whiteboard die Diskussion in einem Meeting auf ein ganz neues Niveau heben kann. Plötzlich hatten alle den Überblick, und die Ideen wurden greifbar. Auch einfache Visualisierungen helfen, Ergebnisse festzuhalten und später weiter zu verwerten. Probiere es aus!
5. Virtuelle Meetings – Pausen halten Energie und Fokus hoch
Pausen sind in Online-Meetings genauso wichtig wie in Präsenzveranstaltungen – vielleicht sogar wichtiger. Während du früher von einem Konferenzraum zum nächsten gelaufen bist, bleibst du jetzt oft stundenlang vor dem Bildschirm sitzen. Plane daher bewusst Pausen ein, in denen du dich strecken, durchatmen und den Blick von der Technik abwenden kannst.
Ein persönlicher Tipp: Blocke dir Zeit in deinem Kalender, in der du offline bist. Das hilft dir nicht nur, konzentriert zu bleiben, sondern auch, gelassen zu bleiben. Und vergiss nicht: Auch informelle Treffen wie eine virtuelle Kaffeepause können für den Teamzusammenhalt wahre Wunder bewirken.
Bonus-Tipp: Menschlichkeit in Videokonferenzen nicht vergessen
Nicht jedes Meeting braucht eine strenge Agenda. Manchmal reicht ein gemeinsames virtuelles Mittagessen oder ein Feierabend-Drink, um den Zusammenhalt zu stärken. Diese lockeren Treffen erfordern keine große Vorbereitung – aber sie schaffen genau das, was in der digitalen Welt oft fehlt: echte Verbindung.
Fazit: Mach deine Online-Meetings effizient und menschlich
Mit klaren Zielen, interaktiven Elementen und einer guten Struktur werden Online-Meetings nicht nur effizienter, sondern auch weniger anstrengend. Vergiss dabei nicht, den Mensch hinter dem Bildschirm zu sehen: Ein Check-in, ein offenes Feedback oder eine kleine Pause machen oft den Unterschied. Probiere es einfach aus – du wirst sehen, wie viel leichter es sich anfühlt!
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